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Cette solution basée sur l’infonuagique permet aux chercheurs de l’Université d’Ottawa de stocker de grands volumes de fichiers et d’y accéder en tout temps et en tout lieu, sur des appareils mobiles ou de bureau. Il arrive souvent que les fichiers soient trop volumineux pour les envoyer par courriel à des collègues sur le campus ou hors campus. Cette solution permet aux équipes de recherche de travailler à partir d’un emplacement de stockage partagé sur de multiples appareils, sans recours à des réseaux privés virtuels.

La capacité de synchronisation intégrée du disque Google Drive vous assure que vos fichiers et dossiers sont identiques sur tous vos appareils.

Remarque : Seuls les chercheurs membres de l’APUO peuvent présenter une demande de création de compte. À titre de propriétaire du compte, le chercheur peut alors créer des disques d’équipe (Team Drive) et accorder l’accès aux membres de l’équipe.

Caractéristiques

Diffusion de fichiers Google Drive File Stream est une application bureautique et mobile qui offre un accès rapide à vos fichiers Google Drive à partir de votre bureau. Lorsque vous modifiez un fichier, les modifications sont mises à jour dans Mon disque (My Drive) ou Disques d’équipe (Team Drive). Parce que ces fichiers sont téléversés et stockés dans le nuage, vous libérez de l’espace sur le disque dur. Vous pouvez ouvrir et modifier la plupart des types de documents directement à partir de la diffusion de fichiers Google Drive File Stream, sans qu’il soit nécessaire de télécharger le fichier sur votre ordinateur.

Vous pouvez aussi rendre les fichiers qui se trouvent dans Mon disque (My Drive) et dans les disques d’équipe (Team Drive) accessibles en mode hors ligne. Ces fichiers enregistrés dans la mémoire cache se synchronisent avec le nuage lorsque vous êtes en ligne de sorte que la plus récente version soit accessible sur tous vos appareils.

L’utilisation de disques d’équipe est idéale pour les groupes de collègues collaborant à la rédaction de documents. Un membre de l’équipe peut créer un disque d’équipe et en partager la propriété ainsi que tous documents qui y sont stockés, ce qui facilite l’organisation et la tenue des fichiers pour tous les membres de l’équipe, et ce, pour la durée du projet ou pour leur conservation à long terme.

Lorsqu’un membre ne fait plus partie de l’équipe de travail ou qu’il quitte l’organisation, tous les dossiers demeurent dans le disque d’équipe et l’équipe continue d’y avoir accès, ce qui diminue l’incidence négative sur l’avancement du projet.

Si vous partagez un document dans un disque d’équipe avec une personne qui n’est pas membre de ce disque d’équipe, celle-ci ne pourra que modifier le fichier.

Il est recommandé de téléverser et de modifier les fichiers partagés au moyen du client Web (google.com/drive) et non du client de diffusion de fichiers File Stream sur le bureau. Toutefois, vous pouvez modifier les fichiers qui vous appartiennent sur le bureau et les modifications se synchroniseront avec le disque d’équipe dans le nuage.

Avantages :

  • Les étudiants disposent déjà d’un compte. Les chercheurs n’ont qu’à les ajouter à leur disque d’équipe pour amorcer le partage et la collaboration.
  • Minimise la quantité de données stockées dans les disques durs des utilisateurs
  • Espace de stockage gratuit et illimité
    • Vous pouvez téléverser jusqu’à 750 Go de données par jour.
    • Vous pouvez téléverser des fichiers atteignant 5 To.
    • Si la taille d’un seul fichier dépasse la limite quotidienne de 750 Go, ce fichier pourra être téléversé. Toutefois, les fichiers suivants ne seront téléversés qu’à la remise à zéro de la limite de téléversement le lendemain.
  • Fonctionne sur les ordinateurs PC et Mac ainsi que sur les appareils mobiles dotés des systèmes iOS et Android, sans recours à un réseau privé virtuel.
  • Permet de partager des fichiers avec des collègues sur le campus et dans d'autres établissements en partageant des liens vers les fichiers plutôt que de transmettre par courriel des fichiers souvent trop volumineux.
  • Permet aux utilisateurs de gérer les versions et les restaurations de fichiers.

Consultez la section Renseignements supplémentaires pour obtenir plus de renseignements.

Point de départ : l’ouverture du compte

Pour commencer, soumettez une demande d'accès et d'ouverture de compte au Centre de services. Allouez 72 heures pour la création du compte et sa configuration. Dans votre demande, précisez les renseignements suivants :

  • Sélectionnez Comptes / Mot de passe à partir du menu déroulant Sujet.
  • Dans le champ Commentaires, ajoutez les renseignements suivants :
    • Compte Diffusion de fichiers Google Disque pour la recherche (Google Drive File Stream)
    • Activer la fonctionnalité de disques d'équipe (Team Drive)

Une fois votre compte ouvert, accédez à Google Drive sur le Web au www.drive.google.com. Lorsque vous y êtes invité, inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe de l'Université d'Ottawa.

Installation

Vous pouvez installer Google Drive File Stream sur votre bureau Windows ou Mac et sur vos appareils mobiles une fois que vous avez un compte et que vous avez accès à Google Drive sur le Web drive.google.com. Diffusion de fichiers Google Drive File Stream est une application bureautique qui vous permet de diffuser les fichiers qui se trouvent dans Mon disque (My Drive) et dans les disques d’équipe directement du nuage ainsi que de travailler en équipe dans un espace partagé.

Consultez les exigences de système pour l'installation de Google Drive sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.

 

Remarque : La fonctionnalité de diffusion de fichiers Google File Stream ne prend pas en charge le système d'exploitation Linux. Cependant, vous pouvez utiliser Google Drive à l'adresse drive.google.com.

Sécurité des données

La sécurité des données de recherche est de la plus haute importance lors de l'utilisation ou de la collecte de données sensibles, confidentielles ou liées à des sujets humains. L'architecte de sécurité de l'université a réalisé l'évaluation de sécurité de la solution de Google et est satisfait des contrôles mis en place pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données de recherche.

Renseignements supplémentaires

Diffusion de fichiers Google Drive File Stream

Diffusion de fichiers Google Drive File Stream est une application bureautique qui procure un accès rapide à vos fichiers Google Drive depuis votre ordinateur. Parce que ces fichiers sont téléversés et stockés dans le nuage, vous libérez de l'espace sur votre disque dur et obtenez une plus grande capacité de stockage. De plus, vous serez en mesure de partager des fichiers et de collaborer avec des membres de votre équipe.

Vous pouvez visualiser et organiser vos fichiers dans le système de fichiers de votre ordinateur, tels qu'Explorer (Windows) ou Finder (Mac).

Premiers pas avec le disque d’équipe Team Drive

Utiliser vos fichiers en mode hors ligne

Si vous ne disposez pas d'une connexion réseau et que vous souhaitez conserver votre accès à un document, il est possible d'y avoir accès en mode hors ligne.

  • À partir de l'application de bureau File Stream, cliquez sur le fichier avec le bouton droit de la souris, survolez Drive File Stream et sélectionnez Accessibles hors ligne.
  • L'icône du fichier passera d'un cercle bleu pendant le téléchargement à un cercle vert et à un crochet lorsque téléchargé.
  • Le fichier est maintenant accessible hors ligne. Si vous modifiez le fichier pendant que vous êtes hors ligne, le fichier se synchronisera lors de la prochaine connexion à Internet.

Remarque : Vous ne devez pas rendre l'ensemble de votre disque accessible hors ligne. L'espace de stockage de Google Drive est illimité, alors que l'espace sur le disque dur de votre ordinateur ne l'est pas.

 

Stockage des fichiers dans Diffusion de fichiers Google Drive File Stream

Accédez à vos fichiers à partir de votre bureau, comme vous le faites pour tout autre fichier enregistré sur votre ordinateur local ou sur le réseau et pour les fichiers mappés. Puisque vos fichiers sont stockés dans le nuage, toutes les modifications effectuées par vous ou vos collaborateurs sont automatiquement mises à jour à tous les emplacements (sauf les fichiers que vous décidez de rendre accessibles hors ligne).

Lorsque vous installez la Diffusion de fichiers Google Drive File Stream, cette dernière crée un disque G: mappé. Si vous disposez déjà d'un disque G: mappé, il utilisera la lettre suivante.

 

Recevoir des notifications concernant des documents de Google Drive partagés avec vous

Les notifications par courriel ne sont pas automatiques. Le propriétaire du document partagé doit envoyer la notification. Si vous ne recevez pas de notification, vous pouvez voir qui a partagé des documents avec vous en vous connectant à Google Drive et en cliquant Partagés avec moi.

 

Modifier et enregistrer des fichiers dans un disque d'équipe Team Drive à l'aide de la fonctionnalité de diffusion de fichiers File Stream

Ces fonctions sont possibles à condition d'avoir accès au disque d'équipe.

 

Utiliser Microsoft Word et PowerPoint sans passer par le nuage

Vous pouvez ouvrir, modifier et enregistrer des fichiers directement dans la fonctionnalité de diffusion de fichiers File Stream. Allez à Mon disque (My Drive) ou Disque d’équipe (Team Drive) dans l'application de diffusion de fichiers Google Drive File Stream sur votre bureau et ouvrez le fichier dans lequel se trouve l'application de votre choix.

 

Créer un raccourci vers le disque G: sur le bureau

Naviguez jusqu'au disque G: à l'aide de Windows Explorer ou de Mac File Finder (Démarrer > Ordinateur). Cliquez sur le disque G: avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Créer un raccourci ».

 

Pérennité des fichiers supprimés dans la corbeille

Chaque disque d'équipe dispose de sa propre corbeille. Les fichiers et dossiers dans la corbeille sont supprimés définitivement après 30 jours. Vous pouvez effacer ou supprimer les fichiers qui se trouvent dans la corbeille plus rapidement si vous le souhaitez.

 

Restaurer les fichiers supprimés

Vous pouvez restaurer les fichiers supprimés à condition d'avoir accès aux fonctions complètes ou aux fonctions de modification.

 

Types de fichiers compatibles avec les disques d'équipe Google Team Drive

Il est possible d'ajouter des fichiers de tous types à un disque d'équipe (applications Microsoft, applications Google, fichiers audio et vidéo, etc.), à l'exception des fichiers Google Maps et des documents existants contenant des scripts d'application joints.

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