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Description du projet

Technologies de l’information entreprennent une initiative pour améliorer le service central de courrier électronique Outlook/Exchange pour les employés et de :

  • Accroître la satisfaction des utilisateurs
  • Améliorer la fiabilité et la disponibilité.
  • Renforcer la sécurité du système de courriel.
  • Établir les bases pour offrir des outils de collaboration améliorés.

La portée se limite au courriel, au calendrier, aux tâches, aux notes et aux contacts, et ne comprend pas les apllications comme OneDrive, Skype, StaffHub, Classroom, etc.

Progrès de la migration

Liste de vérification pour la migration

Voici une liste de choses que vous pouvez faire d’avance pour atténuer les effets qu’entraînera la migration de votre courriel.

  • Vérifiez votre version d’Office : elle doit répondre aux exigences suivantes :
    • si vous utilisez Windows : Office 2013 ou 2016;
    • si vous utilisez Mac : Office 2016 pour Mac.
       
  • Assurez-vous que votre identifiant comprenne @uottawa.ca dans votre profil si vous utilisez des applications Mail sur votre appareil mobile (ceci n’a pas d’importance pour les utilisateurs de l’application Outlook).
    • Courriel pour iOS 10, 11
      1. Allez sur Réglages, puis sur Comptes / mots de passe.
      2. Sélectionnez votre compte uOttawa, puis cliquez sur Compte.
      3. Assurez-vous que votre identifiant soit sous ce format : identifiant@uottawa.ca; puis cliquez sur OK.
         
  • Renommez les dossiers en veillant à supprimer toute barre oblique ( / ) dans le nom.
     
  • Si vous partagez votre calendrier avec d’autres personnes, prévenez celles qui n’ont pas été migrées en même temps que vous qu’elles recevront peut-être un message de redémarrage d’Outlook et qu’il leur faudra donc redémarrer Outlook.
     
  • Si vous avez un accès délégué à d’autres courriels ou calendriers qui seront migrés pendant une période critique, planifiez en conséquence :
    • Assurez-vous que votre ordinateur ainsi que ceux liés aux courriels ou calendriers que vous gérez répondent aux exigences ci-dessus concernant Office.
    • Renseignez-vous bien sur les dates de la migration de votre compte et de ceux que vous gérez.
  • Vérifiez qu'il n'y a pas de courriels dans la boîte d’envoi; il est possible qu’ils soient perdus pendant la migration.
À quoi s'attendre pendant la migration
  • Les utilisateurs sont divisés en groupes. Selon la quantité de données à copier, certains utilisateurs seront migrés avant les autres dans le même groupe.
  • Les utilisateurs seront informés des dates pour la migration de leur groupe. Cependant, il n’est pas possible de prévoir le jour précis du changement.
  • Les utilisateurs peuvent continuer à utiliser le courrier électronique, le calendrier, les notes, les tâches et les listes de tâches pendant la période de migration planifiée.
  • Une fois que tout est copié et que le lien est prêt à être changé de l'ancien système vers Office 365, plusieurs indicateurs pourraient apparaître.
    • Les courriels seront mis en file d'attente pendant le changement du lien, qui prendra environ 15 minutes. Pendant ce temps, vos courriels ne seront pas synchronisés sur vos appareils mobiles.
    • En général, les utilisateurs reçoivent une fenêtre contextuelle (détails ci-dessous) ou un courriel indiquant que la migration de leur groupe est terminée. Si vous n'obtenez pas de fenêtre contextuelle et que votre système a des problèmes pendant la migration (les courriels envoyés sont placés dans la boîte d'envoi, vous ne pouvez pas recevoir de messages de vous-même ou votre barre de statut dans Outlook affiche une ancienne heure de mise à jour), il est sans doute nécessaire de recréer votre profil. Communiquez avec le Centre de services.
    • Les utilisateurs Windows peuvent recevoir le message contextuel suivant : « L'administrateur Microsoft a apporté une modification qui requiert que Microsoft Outlook soit fermé puis redémarré ». Redémarrez simplement Outlook.
    • Certains utilisateurs ne verront pas de fenêtre contextuelle. Si c'est votre cas, vérifiez votre barre de statut dans Outlook, que l'horodatage est exact et que l'état indique que vous êtes connecté.
    • Les utilisateurs d’Outlook sur le Mac verront deux messages:
      • « Outlook a été redirigé vers le serveur autodiscover-s.outlook.com afin d'obtenir de nouveaux paramètres pour votre compte compte@uottawa.ca Souhaitez-vous autoriser ce serveur à configure vos paramètres ? »
      • « Mail could not be received at this time »
  • Certains utilisateurs seront invités à dire si leur compte est un « Compte professionnel ou scolaire » : il faut choisir « professionnel ».
  • Les utilisateurs de l'application Outlook pour iOS ou Android sur les appareils mobiles seront invités à se connecter.
  • Certains utilisateurs peuvent recevoir des invites répétées pour se connecter dans les premières heures suivant leur migration.
  • Lorsque les utilisateurs partagent un calendrier qui n'est pas migré en même temps, l'autre personne recevra un message leur demandant de redémarrer Outlook.
  • Les utilisateurs d’Outlook Web qui utilisent l’ancien lien pour les usagers non migrés (dans leurs signets ou sur le site Web) auront un message de redirection ou un message d’erreur (« un problème est survenu »). Pour accéder à Outlook sur le Web, utilisez http://portal.office.com et changez votre signet. Vous devrez peut-être vider le cache de votre navigateur Web.
Instructions après-migration

Une fois les comptes migrés, certains appareils devront être reconfigurés. Dans certains cas, il faudra suivre de nouvelles procédures. Les instructions peuvent différer pour votre appareil selon la version de votre logiciel ou de votre système d'exploitation légèrement diffèrent.

A. Postes de travail

Outlook 2013 et 2016 pour Windows 7 et Windows 10

  • Vous devrez redémarrer Outlook.
  • Il est possible que vous receviez plusieurs messages vous demandant de vous connecter de nouveau.
  1. La première fois que vous ouvrirez Outlook après la migration, une invite de connexion apparaîtra. Entrez votre nom d’utilisateur de l’Université d’Ottawa en utilisant le format identifiant@uottawa.ca et votre mot de passe. Utilisez votre adresse de courrier électronique au complet (et non tout alias que vous avez pour votre compte).
  2. Cochez la case Remember my credentials, puis cliquez sur OK.
  3. Regardez en bas de votre fenêtre Outlook : le statut doit afficher Connecté à Microsoft Exchange une fois que tout est fait.

Si vous avez encore des problèmes, communiquez avec le Centre de services.

 

Outlook 2016 pour macOS

  1. La première fois que vous ouvrez Outlook après la migration, deux messages s'afficheront :
    1. « Outlook a été redirigé vers le serveur autodiscover-s.outlook.com afin d'obtenir de nouveaux paramètres pour votre compte compte@uottawa.ca Souhaitez-vous autoriser ce serveur à configure vos paramètres ? »

      Sélectionnez Toujours utiliser ma réponse pour ce serveur et cliquez sur Autoriser.
    2. «Mail could not be received at this time»

      Allez sur le menu d’Outlook et cliquez sur Préférences, puis sur Comptes. Sélectionnez votre compte uOttawa, et dans le champ User name, tapez votre adresse électronique au complet en utilisant le format identifiant@uottawa.ca (et non tout alias que vous avez pour votre compte). Appuyez ensuite sur Enter (ou revenez au menu précédent en utilisant le bouton Show all).
  2. Une fenêtre contextuelle pour Account information apparaîtra. Tapez votre mot de passe de l’Université d’Ottawa. Sélectionnez Remember this password in my keychain, puis cliquez sur OK.
  3. Si une deuxième fenêtre pour adfs.uottawa.ca apparaît avec un message de connexion, entrez les identifiants de votre compte de courrier électronique et cliquez Sign in.

Si vous avez toujours des problèmes, il faudra supprimer et recréer votre profil de messagerie. Communiquez avec le Centre de services si vous avez besoin d’aide.

 

B. Appareils mobiles

Application Mail pour OS X

  • Vous devrez modifier les paramètres par défaut pour Effacer les messages supprimés en sélectionnant Jamais.
  • Si vous avez des problèmes avec vos courriels ou votre calendrier, vous aurez besoin de supprimer et recréer votre profil de messagerie.
  • Lisez comment changer votre configuration Apple Mail pour Office 365 ou communiquez avec le Centre de services.

 

Application Mail pour iOS 11

Après la migration, si vous avez suivi les instructions la liste de prémigration, votre courrier électronique devrait fonctionner correctement. Si vous rencontrez des problèmes, suivez la procédure ci-dessous :

  1. Allez sur Réglages | Comptes/mots de passe
  2. Sélectionnez votre compte uOttawa et cliquez sur Compte
  3. Assurez-vous que votre nom d’utilisateur est dans le format identifiant@uottawa.ca, puis cliquez sur OK. Utilisez votre compte de courrier électronique au complet (et non tout alias que vous avez pour votre compte).

Si vous avez toujours des problèmes, il faudra supprimer et recréer votre profil de messagerie. Communiquez avec le Centre de services si vous avez besoin d’aide.

 

Application Outlook pour iOS

Après la migration, vous devrez supprimer et recréer votre profil de messagerie dans l’application Outlook.

  1. Ouvrez votre application Outlook.
  2. Sélectionnez l'icône pour le menu (lignes) en haut à gauche de votre écran.
  3. Cliquez sur l'icône  en forme de roue dentée en bas à gauche de votre écran.
  4. Sélectionnez votre compte uOttawa, puis sélectionnez Supprimer le compte.

Vous pouvez maintenant créer un nouveau profil de messagerie pour votre compte uOttawa. Communiquez avec le Centre de services si vous avez besoin d’aide.

 

Application Outlook pour Android

Après la migration, vous devrez supprimer et recréer votre profil de messagerie dans l’application Outlook.

  1. Ouvrez votre application Outlook, puis sélectionnez OK.
  2. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée en bas à gauche de votre écran.
  3. Sélectionnez votre compte uOttawa, puis sélectionnez Delete Account et encore, sur Delete.

Vous pouvez maintenant créer un nouveau profil de messagerie pour votre compte uOttawa. Communiquez avec le Centre de services si vous avez besoin d’aide.

 

C. Information générale

Outlook sur le Web

Allez sur portail d’Office pour utiliser Outlook sur le Web. Si vous utilisez l’ancien lien, vous serez redirigé vers une nouvelle page; il faudra vider le cache de votre navigateur avant de continuer. Attendez-vous à entrer vos identifiants deux fois.

Si vous voulez changer la langue de l’interface, suivez ces instructions :

  • Changez votre signet pour Outlook sur le Web.
  • Choisissez la langue de votre choix et le fuseau horaire la première fois que vous utilisez Outlook sur le Web.
  • Cliquez sur Plus pour obtenir la liste de vos dossiers
  • Votre boîte de réception sera divisée en deux dossiers : Prioritaire et Autres
  • Vous ne pourrez plus modifier votre mot de passe avec Outlook sur le Web; il vous faudra réinitialiser votre mot de passe en ligne.

 

Changer la langue de votre compte Outlook pour Windows

  1. Ouvrez Outlook.
  2. Cliquez sur Fichier | Options | Langue.
  3. Dans la section Langue d’affichage, changez la langue.
  4. Cliquez sur Définir par défaut et ensuite, OK pour finir.

Il faudra redémarrer Office pour que vos modifications linguistiques soient activées.

 

Changer la langue de votre compte Outlook sur le Web

  1. Ouvrez Outlook Web.
  2. Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée.
  3. Cliquez sur Courrier | Général | Région et fuseau horaire.
  4. Choisissez la langue voulue.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur Options pour sortir.

Cela modifie aussi la langue dans laquelle s’affichent les noms de vos dossiers (seulement) dans Outlook sur votre ordinateur de bureau.

 

Noms de dossiers courriel avec barre oblique

  • Il faudra les renommer

 

Courrier indésirable

  • Des courriels valides peuvent apparaître dans le dossier Courrier indésirable. Les utilisateurs dont le compte a été migré doivent vérifier ce dossier régulièrement jusqu’à ce que les paramètres soient ajustés.
Nouvelles fonctionnalités et changements
  • Dossier Archive.
  • Dossier Historique des conversations.
  • Dossier Courrier indésirable : Comporte davantage de faux positifs et doit être vérifié régulièrement. Toutefois, les utilisateurs peuvent filtrer les courriels valides au moyen de l’option Bloquer l’expéditeur.
  • Fonctionnalité Groupe
  • Fonctionnalité Courrier pêle-mêle.
  • Outlook pour le Web : Par défaut, vous aurez deux boîtes de réception : Prioritaire et Autres. Vous pouvez désactiver cette fonction.
  • Les Technologies de l’information ne pourront plus récupérer les boîtes de réception et les courriels. Désormais, les utilisateurs disposent de 30 jours pour récupérer des courriels supprimés à partir du dossier Éléments supprimés. Toutefois, si ce dernier est vidé ou si plus de 30 jours se sont écoulés depuis la suppression du courriel, nous n’avons aucun moyen de restaurer ni l’un ni l’autre.

     

Propriétaires de listes de distribution (dl)

  • Ceux-ci devront désormais utiliser une application Microsoft pour gérer les membres dans leurs listes et utiliser l’outil Exchange Admin Center pour gérer les membres (au lieu d’Outlook pour le Web). Pour obtenir les accès nécessaires à l’outil après votre migration, veuillez soumettre une requête au Centre de services.
Problèmes connus

Voici des problèmes connus qui pourront survenir une fois que nous aurons terminé la migration de votre compte vers Office 365.

  • La réception de courriels sur votre ordinateur de bureau pourrait être ralentie.
  • Les calendriers partagés pourraient ne pas être tous visibles.
  • Certaines règles risquent de ne plus fonctionner lors d’interactions avec des comptes qui n’ont pas été migrés.
  • Des calendriers en double pourraient apparaître dans le panneau de navigation du calendrier d’Outlook. Vous pourrez ne pas être en mesure de les supprimer (l’option de suppression est grisée).
  • Les tâches pourraient être marquées incorrectement : certaines seront marquées comme étant terminées alors qu’elles ne le sont pas, et vice versa.
  • Les listes d’expéditeurs bloqués pourraient ne pas s’appliquer aux messages entrants.
  • Les rappels de réunion pourraient être dupliqués.
  • Une fois que nous aurons effectué la migration d’un compte départemental, seul le propriétaire du compte pourra en changer le mot de passe.
  • Pour l'instant, les comptes départementaux dont l’utilisation se fait à partir du système Talisma ne seront pas migrés vers Office 365 en raison d’un problème de compatibilité. Nous recherchons une solution.
Limites dans Office 365

100 Gig

Limite par compte courriel.

30 jours

Période de rétention maximale pendant laquelle les objets dans le dossier Éléments supprimés sont conservés pour permettre une copie de sauvegarde.

25 MB

Taille maximale d’un fichier joint.

500 destinataires/courriel

Nombre maximal de personnes à qui vous pouvez simultanément envoyer un message.

10 000 destinataires/jour

Nombre maximal quotidien de personnes à qui vous pouvez envoyer un message à partir d’un même compte.

300 courriels/30 minutes

Limite d’envoi de courriels par compte, fixée par le filtre antipourriel de l’Université.

Note : Les listes de distribution créées à partir du carnet d’adresses de l’Université comptent pour un seul destinataire. Les destinataires des listes créées à partir de contacts personnels sont calculés individuellement.

Tous ceux dont les besoins opérationnels requièrent qu’ils envoient des messages à plusieurs destinataires (p. ex. dans le cas des bulletins d’information électroniques) devraient faire appel aux services de fournisseurs externes.

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