Contenu de la rencontre printanière des spécialistes des TI

Publié le lundi 3 juin 2019

Le 15 mai dernier, les spécialistes des TI à l’Université d’Ottawa se sont rassemblés pour discuter des projets en cours et à venir en matière de technologies de l’information. Les participants et participantes qui ne pouvaient être présents ont pu assister virtuellement à la rencontre grâce à Teams, le nouvel outil collaboratif d’Office 365, et transmettre leurs questions et commentaires par texto.

réunion dans une salle avec un homme parlant devant un groupe

Le dirigeant principal des Technologies de l’information, Martin Bernier, a donné le coup d’envoi à la rencontre avec un récapitulatif de ses douze premiers mois à l’Université d’Ottawa, prévoyant qu’au cours de la prochaine année, les spécialistes des TI devront promouvoir une plus grande collaboration et une transparence mutuelle, en plus de continuer à travailler sur l’amélioration des communications et du partage d’information.

Martin Bernier a également souligné l’importance du nouveau Conseil de gouvernance de l’information pour maximiser la valeur institutionnelle des investissements et des pratiques technologiques, et les harmoniser avec les objectifs et les priorités stratégiques de l’Université. Étant donné que les nouvelles technologies évoluent constamment, notre attention devra se porter sur nos transformations et nos ambitions numériques en nous appuyant sur des principes partagés et une vision commune du succès, nommément : l’expérience utilisateur. Les spécialistes des TI devront ainsi revoir la façon dont ils interagissent avec les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel afin de transformer leur façon de travailler.

réunion dans une salle avec une femme parlant devant un groupe

 

 

Lyne Charlebois, directrice des Technologies de l’information à la Faculté de médecine, a quant à elle fait le point sur le groupe Femmes dans l'innovation, qui offrira aux femmes en TI – et aux hommes qui les appuient – une plateforme au sein de la communauté des STIM à l’Université d’Ottawa (personnel, étudiants, professeurs et partenaires) afin de la sensibiliser aux professions des TI et créer différentes occasions de collaboration par le réseautage et le partage de connaissances.

 

 

réunion dans une salle avec une femme parlant devant un groupe

La gestionnaire des Technologies de l’information, Lyra Trstenjak, a traité de la réponse de l’Université à la demande du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle aux établissements d’enseignement postsecondaire de fournir le compte exact des étudiants et étudiantes qui ont profité d’occasions d’apprentissage expérientiel pendant leur cheminement postsecondaire. L’objectif est de préparer les étudiants et les étudiantes à entrer sur le marché du travail en les aidant à développer des compétences qui leur seront utiles, tant dans la vie qu’au travail, comme les aptitudes en relations interpersonnelles. L’Université est à la recherche d’une solution pour implanter un guichet unique qui consignerait l’information des étudiants et des étudiantes sur l’apprentissage expérientiel. Cette solution rassemblerait à un seul endroit toutes les données sur l’apprentissage expérientiel pour permettre aux utilisateurs de consulter l’information sélectionnée, selon leur niveau d’accès : un étudiant verrait les occasions d’apprentissage et un résumé individuel de son expérience, alors que les administrateurs seraient en mesure de créer des rapports. La solution devra aussi permettre de reconnaître formellement les activités non créditées d’apprentissage expérientiel.

capture d'écran application de gestion des absences des étudiants
réunion dans une salle avec deux hommes parlant devant un groupe

La Faculté de médecine est à la recherche de façons d’automatiser le système utilisé pour gérer la participation des étudiants et des étudiantes en médecine au premier cycle, puisque le processus actuel, qui repose sur des feuilles de calcul Excel et des courriels, nécessite beaucoup de travail. Medtech, le système de gestion d’information de la Faculté de médecine, la Faculté de médecine et le Bureau de la transformation des activités travaillent de concert pour développer une solution sur la base des outils qu’offre Office 365, à savoir PowerApps, SharePoint et Power BI.

Carl Sarazin et Alan Franck ont décrit le processus de développement d’une nouvelle application et fait la démonstration de la version pilote du Service de comptabilisation des absences. Le nouveau service répond aux besoins opérationnels des étudiants et des administrateurs, et offre un tableau de contrôle affichant des données opérationnelles pertinentes. Les concepteurs ont utilisé cinq outils différents d’Office 365 : PowerApps, Power BI, Exchange, Active Directory et SharePoint.

réunion dans une salle avec un homme parlant devant un groupe

Le gestionnaire TI des services de sécurité, Jean-Ray Arseneau, a offert une vue d’ensemble des progrès faits l’an dernier en matière d’amélioration de la sécurité sur le campus. Les membres du personnel de soutien se sont particulièrement intéressés à la sécurité des postes de travail, au chiffrement des disques, à l’authentification à facteurs multiples (AFM) et à une campagne pour encourager la formation en autodéfense numérique. L’an prochain, les comptes des membres du corps professoral et de la population étudiante passeront tous par le processus d’AFM. Les TI continueront de se concentrer sur la sécurité des applications et appliqueront régulièrement des corrections automatisées aux serveurs et aux postes de travail. Elles travailleront également en collaboration avec la communauté pour mettre en œuvre la prochaine itération de la feuille de route 2020-2023 de la sécurité en TI.

réunion dans une salle avec un homme parlant devant un groupe

 

Alex Dipietro, gestionnaire TI, a conclu la séance avec un aperçu de la suite Office 365 récemment lancée pour les employés et les professeurs. La migration vers le nouveau service, démarré en printemps 2018, s’est finalisée le 21 mai quand plusieurs applications ont été mises en service : Teams, OneDrive, Office Online, Mobile Apps, Power BI, PowerApps, Sway, Forms, Planner, Shifts. Les utilisateurs peuvent télécharger la suite Office 365 et les applications mobiles sur jusqu’à 5 appareils et 5 appareils mobiles.

La prochaine réunion des spécialistes des TI aura lieu cet été.

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