La communication et la collaboration, au cœur de tout changement de culture

Publié le vendredi 2 octobre 2020

Le Plan de transformation numérique du campus fait état des priorités ambitieuses qui seront mises de l’avant dans les prochaines années pour apporter une valeur ajoutée et insuffler un vent de changement à l’Université d’Ottawa. Une part du travail réalisé en coulisse chaque heure, chaque jour, chaque semaine et chaque mois repose sur la collaboration, composante essentielle pour arrimer les différentes activités et produire les résultats escomptés en temps opportun. C’est pourquoi nous avons lancé la série Étiquette, qui rassemble des pratiques exemplaires et des astuces à cet égard.

Cette initiative est née de la surabondance d’information circulant par l’entremise des courriels, documents, réunions et autres outils de travail inhérente à toute collaboration. Regardez simplement le nombre de courriels qui vous attendent à votre arrivée chaque matin, et le nombre de messages envoyés à la fin de la journée. Une chose est certaine, la quantité vous surprendra, quel que soit votre rôle dans l’organisation. Personne n’arrive à lire tout ça et à y donner suite rapidement!

Après avoir longuement étudié ce que font les autres organisations et ce que prônent les spécialistes du monde entier, l’équipe des TI a créé une série d’infographies colorées pour endiguer cette marée de correspondance et favoriser la transmission d’informations hautement significatives et percutantes. À défaut de faire disparaître la liste de courriels non lus comme par magie, ces lignes directrices sont tout de même utiles pour freiner la prolifération de l’information. 

Ces infographies explorent différents sujets, notamment les directives et astuces appliquées dans les lieux de travail virtuels; la productivité de Microsoft Teams; les listes de distribution et les serveurs de listes de diffusion; les listes de vérification des courriels (l’un des outils préférés de la direction!); ainsi que les pratiques exemplaires en matière de courrier électronique et de réunions.

Un sondage envoyé après chaque publication a permis de constater l’intérêt de notre personnel, qui a affirmé avoir appris de nouvelles choses dans une proportion de 31 % à 65 % selon le cas. Voici les sujets ayant suscité les commentaires les plus favorables : 

  • Mettre à jour quotidiennement son statut sur Microsoft Teams
  • Répondre aux messages et aux appels uniquement sur les heures de travail;
  • Les micros, les réunions et les arrière-plans de Microsoft Teams
  • Distinguer les listes de distribution et les serveurs de listes de diffusion;
  • Se limiter à un message principal par courriel;
  • Utiliser un correcteur grammatical pour optimiser ses courriels

D’autres secteurs ayant exprimé leur intérêt pour notre série, nous envisageons de retirer les astuces qui s’appliquent exclusivement au personnel des TI pour en faire une version plus générale. Visitez le site Web des TI dans les prochaines semaines!

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