Assurer la sécurité des employés sur le campus : BookIT, un outil de réservation des ressources

Publié le mercredi 7 octobre 2020

Lorsque l’équipe des Technologies de l’information a commencé à travailler dans son nouvel espace de travail collaboratif dans le Pavillon Vanier au début de 2020, personne ne se doutait que, peu de temps après, tous allaient travailler à distance. Au début de la pandémie, nous avions commencé à envisager l’utilisation de notre logiciel BookIT comme outil pour assurer la distanciation physique lorsque les employés travaillaient dans l’espace de travail. Nous utilisons maintenant cet outil à travers l’Université pour nous assurer que toutes les mesures de distanciations physiques sont respectées pour les employés qui doivent travailler sur le campus durant cette période.

BookIT est un logiciel qui aide des groupes à gérer, à réserver et à effectuer le suivi des ressources physiques, tels les bureaux et les espaces de bureau. L’affichage des horaires et les outils de recherche permettent aux utilisateurs de trouver des plages horaires où les ressources dont ils ont besoin sont disponibles et de réserver celles-ci grâce à une approche conviviale.

En collaborant et en consultant diverses facultés et divers services, nous avons pu mieux comprendre leurs besoins professionnels (travailler ensemble pour personnaliser BookIT avec leurs ressources physiques, tels les bureaux, les espaces de travail partagés, etc.) et nous avons déployé rapidement la solution aux Facultés des Arts, de Génie, de Médecine et à l’École de gestion Telfer, qui fait partie de la recherche et des installations.

Cet outil est basé sur les plans des étages et est conçu pour faire respecter les directives de la santé publique d’Ottawa. L’interface conviviale permet aux utilisateurs de réserver immédiatement les espaces disponibles même avec une formation limitée. Les rapports intégrés dans ce système permettent à la direction de déterminer l’utilisation des ressources et de repérer des problèmes potentiels afin que les rectifications puissent être faites facilement. « Cet outil semble très intuitif et facile d’utilisation. J’aime beaucoup sa présentation visuelle et sa possibilité de créer des rapports », a expliqué Sylvie Lafontaine, directrice de la gestion des affaires avec les installations qui ont travaillé avec les Technologies de l’information pour généraliser l’utilisation de BookIT.

Si vous voulez employer BookIT pour votre propre faculté ou service, vous pouvez soumettre une demande au Centre de service afin que nous puissions examiner vos besoins.

Note : Selon les dernières modifications apportées aux restrictions liées à la COVID-19, seules les personnes approuvées sont autorisées sur le campus. Les employés sont censés travailler à distance, à moins que leur présence physique ne soit nécessaire pour maintenir la sécurité opérationnelle ou la continuité des opérations. Les règles de distanciation physique doivent s’appliquer en tout temps.

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