Foire aux questions à propos de la protection des renseignements personnels

L'Université s'engage à préserver et à protéger la confidentialité des renseignements personnels des étudiants.

Avant de mettre en place Google Apps, nous avons examiné les répercussions sur le respect de la vie privée et sur les façons de veiller à la protection des renseignements personnels conformément aux règlements de l'Université et aux lois pertinentes régissant les renseignements personnels.

Dans le cadre de la mise en œuvre, nous avons

  • évalué différents fournisseurs;
  • mené un examen interne de nos besoins en matière de protection des renseignements personnels pour le courriel étudiant;
  • consulté les universités canadiennes qui ont opté pour une solution de service de courriels étudiant en nuage ou qui sont en train de mettre en place le service;
  • consulté les étudiants dans le cadre d'un projet pilote avant de choisir le fournisseur de service;
  • entrepris une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de façon à faire ressortir les principaux risques et établir les mesures d'atténuation pertinentes;
  • consulté le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée et les Services juridiques de l'Université.

 

Est-ce que Google est propriétaire des données stockées dans ses serveurs ou transmises au moyen de ceux-ci?

Google n'est pas propriétaire des données des étudiants. Les données stockées dans les comptes Google @uOttawa.ca demeurent la propriété de l'Université d'Ottawa ou de l'étudiant, soit l'utilisateur final. L'entente que l'Université d'Ottawa a conclue avec Google ne vise pas les droits de propriété intellectuelle ni la propriété des données des étudiants.

 

Quelles mesures l'Université a-t-elle prises afin de garantir la protection de mes données?

Nous avons appliqué les mesures appropriées pour garantir vos droits à la protection privée, tels que définis par les règlements de l'Université régissant les renseignements personnels. Les mots de passe ne sont pas communiqués à Google. Notre contrat avec Google lui interdit l’accès au contenu des courriels, sauf pour exercer ses droits et respecter tous ses engagements en vertu de notre entente, y compris les situations d’abus de service ou de menace technique.

Google s'est également engagée à protéger votre vie privée et la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Ses politiques de sécurité comprennent des dispositions sur la protection de vos données contre les menaces et les accès non autorisés.

 

À quels renseignements personnels Google a-t-elle accès?

Peu de renseignements sur les étudiants sont partagés dans le cadre de la création d'un compte de courriel étudiant propulsé par Google. Les renseignements suivants sont fournis : prénom, nom, nom d'utilisateur et adresse de courriel aux fins de validation avec nos services d'authentification.

 

Est-ce que Google surveillera mes activités ou le contenu de mon compte?

Comme l'expliquent les modalités de service, Google a un accès limité à votre compte. Google reconnaît que l'Université ne lui confère aucun droit d'accès au contenu, de façon implicite ou autre. Google n'est pas autorisée à explorer les données. Google a également convenu d'établir les paramètres par défaut de façon à empêcher la publicité dans les comptes des étudiants.

Les employés de Google peuvent avoir temporairement accès à votre compte de courriel à des fins de dépannage ou pour s'assurer de l'intégrité du service offert. Cet accès doit toutefois être autorisé par les gestionnaires de l'Université d'Ottawa.

 

Est-ce que Google transmettra mes renseignements à des tiers?

Non. L'entente conclue avec Google ne permet pas la transmission des renseignements personnels des étudiants.

 

Qui est responsable de la protection des données stockées dans mon compte Google @uOttawa.ca ou que je transmets au moyen de celui-ci?

Les étudiants demeurent responsables de l'utilisation et du partage des renseignements confidentiels (y compris des renseignements personnels) comme il est précisé dans le Règlement 116 concernant l'Utilisation acceptable des ressources de TI, le Règlement 117 concernant la classification et manutention de l'information et le Règlement 118 concernant l'utilisation du courrier électronique (courriel). Les étudiants ont l'obligation de promouvoir une utilisation responsable, éthique et sécurisée des services. Google est aussi responsable de la protection et du maintien des règlements de sécurité envers les équipements utilisés pour traiter et enregistrer les données des utilisateurs. 

 

Où les données de mon compte Google @uOttawa.ca sont-elles stockées? 

Les données des comptes d'étudiant sont stockées à l'une des installations de Google. L'accès à ces installations est régi par les lois et les règlements applicables ainsi que par la Patriot Act.  Les données des comptes peuvent être stockées à plusieurs endroits afin de les protéger des pannes de système et des risques relatifs à la sécurité informatique. Pour obtenir de plus amples renseignements à propos du traitement des données, consultez la politique de confidentialité de Google Inc.

 

À quel point mes renseignements sont-ils en sécurité?

Google propose plusieurs fonctions de protection de votre sécurité. Les courriels peuvent cependant être la proie de cyberprédateurs. C'est pourquoi il est important de choisir un bon mot de passe et de ne pas partager vos renseignements confidentiels. Mieux vaut partir du principe qu'aucun fournisseur ne peut garantir entièrement la sécurité des comptes de courriel. Ne communiquez jamais votre mot de passe ou de l'information sécurisée ou personnelle par courriel.

Consultez les conseils de Gmail pour assurer la sécurité de votre compte.

Apprenez en plus à propos de l'importance des mots de passe en consultant le site des Technologies de l'information.

En 2009, le Commissaire à la protection des renseignements personnels de l'Ontario a publié un document de discussion intitulé « If You Want To Protect Your Privacy, Secure Your Gmail. » (2009) (en anglais seulement)

 

Est-ce qu'une protection contre les pourriels est offerte?

Le service de Google comprend une protection contre les pourriels. Les pourriels sont automatiquement acheminés à un dossier réservé à cet usage et sont supprimés après 30 jours. Le service comprend également une protection contre les virus et effectue l'analyse des données avant leur téléchargement.  Notez qu'aucune protection contre les pourriels n'est entièrement efficace. Il vous revient donc d'être prudent lorsque vous ne connaissez pas les sources avec lesquelles vous communiquez et lorsque vous téléchargez des pièces jointes.

  

Pour de plus amples renseignements sur les politiques pertinentes de l'Université

  

Vous avez d'autres questions?

Si vous avez des questions concernant la fonctionnalité de votre compte uOttawa, communiquez avec le Centre de services au 613-562 -5800, poste 6555 ou en remplissant le demande d'assistance informatique. Pour toute question générale sur vos renseignements personnels, consultez la politique de l'Université sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée ou communiquez avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.

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