Projet de sondages en ligne

Résumé du projet

FluidSurveys, l’outil de gestion des sondages en ligne en vigueur à l’Université d’Ottawa, ne sera plus utilisé à partir du 12 décembre 2017. Après cette date, il sera uniquement possible d’exporter les données stockées sur FluidSurveys, et ce, pendant un temps limité.

Pour remplacer FluidSurveys, un nombre limité de comptes Survey Monkey sera mis à la disposition des usagers, qui pourront aussi créer des comptes auprès de l’un des fournisseurs de service que nous avons approuvés (détails ci-dessous).

Mise à jour : Novembre 2017

  • Les serveurs canadiens de SurveyMonkey sont opérationnels. Comme notre contrat prévoit un nombre limité de comptes, les comptes d’usager seront créés selon la formule premier arrivé, premier servi, et seront accordés selon l’utilisation et les besoins estimés.
  • Pour obtenir un compte SurveyMonkey, fournissez au Centre de services les détails de vos besoins en matière de sondage, en précisant si vous comptez recevoir plus de 100 réponses par sondage. Seuls les employés ont droit d’obtenir un compte, qui sera valide pendant un an.
  • Les licences de SurveyMonkey viendront à échéance le 1er mai 2018. Les TI surveilleront l’utilisation des comptes et ajusteront le service offert en fonction de l’utilisation faite du service d’ici cette date.
  • Les TI ont étudié et approuvé des solutions de rechange qui répondent aux exigences de l’Université. Si les usagers souhaitent tirer parti d’autres services offrant des caractéristiques distinctes, ils peuvent créer des comptes à leurs frais.
  • FluidSurveys sera mis hors service le 12 décembre 2017. Les comptes passeront alors en mode « exportation » : les données pourront seulement être exportées et pourraient n’être accessibles que pendant une courte période. Par conséquent, les usagers devraient exporter leurs données et sauvegarder tous les sondages et toutes les données qu’ils veulent préserver dans Excel ou en format CSV. Pour éviter toute perte de données, commencez à faire des copies de vos données dès maintenant.
Mesures à prendre

Déplacez vos données dès maintenant. FluidSurveys sera mis hors service le 12 décembre 2017. Les données pourraient n’être disponibles que pendant une courte période. Saisissez cette occasion pour étudier les données que vous avez stockées, éliminer toutes celles dont vous n’avez plus besoin et exporter celles que vous voulez sauvegarder. (Veuillez noter que les données exportées devraient être sauvegardées sur des appareils sécuritaires et cryptées si elles contiennent de l’information sensible ou confidentielle).

Veuillez noter que les TI n’ont pas accès à vos identifiants de connexion, et ne peuvent donc pas sauvegarder automatiquement les informations dans le nouvel outil. Vous êtes responsables de vos sondages et de vos données : il vous incombe donc de les sauvegarder ou de les déplacer dans le nouvel outil avant la date limite. Lorsque vous aurez accès à un nouvel outil de sondage (Survey Monkey ou l’une des solutions de rechange approuvées par l’Université), vous pourrez recréer vos sondages.

  1. Effacez de votre compte FluidSurveys les sondages et les données dont vous ne voulez plus.
  2. Exportez les sondages et les réponses que vous voulez préserver [explications en anglais seulement] en format Excel ou CSV. Nous vous suggérons de procéder à cette étape dès que possible pour prévenir toute perte de données.
  3. Sauvegardez vos sondages et vos données en suivant les pratiques exemplaires pour assurer la sécurité de vos données.
  4. Si vous n’utilisez pas actuellement votre compte FluidSurveys, contactez le Centre de services pour le désactiver.
     

Pour le personnel en congé

Si vous êtes en congé, comptez vous absenter pendant un certain temps ou avez des préoccupations quant à vos données en cours d’utilisation, communiquez avec le Centre de services au poste 6555 ou soumettez une demande d’assistance en y indiquant :

  • votre nom
  • votre adresse courriel
  • votre numéro de téléphone
  • la durée de votre absence (début et fin)
  • votre statut d’usager de FluidSurveys (actif ou non)
    • si vous êtes actif, quelle adresse de courriel utilisez-vous?
    • si vous êtes actif, combien de sondages avez-vous? Combien de réponses avez-vous reçues par sondages?
Demander un compte SurveyMonkey

Accès à un compte

Pour demander un compte SurveyMonkey, contactez le Centre de services et fournissez l’information suivante :

  • vos besoins en matière de sondage
  • le nombre de réponses prévues par sondage (plus de 100?)

Seuls les employés pourront obtenir un compte, lequel sera valide pendant un an.

Comme notre contrat prévoit un nombre limité de licences, les comptes d’usagers seront créés selon la formule premier arrivé, premier servi, jusqu’à ce que l’on ait atteint la limite prévue. 

Solutions de rechange pour les sondages

Nous reconnaissons que les usagers peuvent avoir d’autres besoins en matière de sondages et d’administration des comptes. Nous avons analysé de multiples solutions et sommes en mesure d’en recommander certaines qui répondent aux exigences de l’Université. L’usager qui souhaite utiliser une telle solution devra le faire à ses frais. Vous pouvez faire vos achats de licences avec ces fournisseurs en suivant les processus d’achat habituels.

Si vous souhaitez avoir recours à une autre solution qui n’est pas présentée ici, présentez une demande au Centre de services, qui pourra analyser l’offre de service du fournisseur.

Fournisseurs de solutions alternatives

Objectifs du projet
  • Mettre en place un nouvel outil de sondage dont les serveurs sont situés au Canada.
  • Encourager les utilisateurs à exporter les sondages et les données FluidSurveys connexes à conserver avant la mise hors service de l’outil le 12 décembre 2017.

Personne-ressource

Centre de services

Demande d'assistance

Poste 6555

Haut de page