Guide d'utilisation de la messagerie vocale Nupoint

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  • La boîte vocale du système téléphonique permet aux personnes qui vous appellent de laisser un message lorsque votre ligne est occupée ou lorsque vous ne répondez pas. La première fois que vous vous en servirez, un programme tuteur vous montrera comment organiser votre boîte vocale.
  • Vous devez enregistrer vous-même votre formule d'accueil. Vous pouvez ensuite la modifier facilement pour refléter vos allées et venues, votre horaire, etc.
  • Votre boîte vocale a un code de sécurité par défaut de cinq chiffres que vous devez changer dès la première fois que vous utilisez le système. Par la suite, vous pouvez le changer aussi souvent que vous le désirez.
  • Votre nouveau code de sécurité peut contenir entre quatre et dix chiffres. Par mesure de sécurité, vous devriez changer votre code tous les 30 jours.
  • Vous pouvez prendre vos messages à partir de n'importe quel téléphone à clavier.
  • Pour laisser un message sans écouter tout le message d'accueil, faites le 6

Accès à votre messagerie à partir de votre téléphone :

Option 1: Composez 7000, attendez que le système vous réponde, puis composez votre code de sécurité.

Option 2: Si vous avez un indicateur ou un bouton de message en attente, ou qu'une touche de votre appareil est programmée pour l'accès à la boîte vocale, appuyez sur le bouton approprié.

Accès à votre messagerie à partir de l'Université : Composez 7000, attendez que le système vous réponde. Composez **, votre numéro de boîte vocale et votre code de sécurité.

Accès à votre messagerie à partir de l'extérieur : Composez le 613-562-5800 et dès que le système vous répond, composez le 7000. Par la suite, composez * et votre numéro de boîte vocale. Lorsque vous entendez votre message d'accueil, appuyez sur * et lorsque vous y êtes invité par le système, composez votre code de sécurité.

RESTRICTIONS DE LA MESSAGERIE VOCALE

  • Longueur d'un message - 5 minutes
  • Longueur de la formule d'accueil - 2 minutes
  • Longueur du nom - 10 secondes
  • Nombre de messages par boîte vocale - 30
  • Longueur du code de sécurité - entre 4 et 10 chiffres
  • Après avoir fait une erreur en composant votre code de sécurité, vous devez composer deux fois le bon code.

DÉMARCHE À SUIVRE

1. PROGRAMME TUTEUR ET ORGANISATION DE VOTRE BOÎTE VOCALE

ACCÈS À VOTRE BOÎTE VOCALE (à partir de votre téléphone) 

    • Décrochez le combiné.
    • Composez le 7000. Dès que le système vous répond, composez votre code de sécurité temporaire 9-1-2-3-4.
    • Suivez toutes les instructions du programme tuteur.

Tout au long du programme tuteur, une voix automatisée vous aidera à organiser votre boîte vocale (p. ex. enregistrer votre formule d'accueil, changer votre code de sécurité et enregistrer votre nom). Il est important d'écouter le programme tuteur en entier, sinon vous risquez de ne pas pouvoir écouter vos messages.

2. OPTIONS D'USAGER

Une fois que votre boîte vocale a accepté votre code de sécurité, appuyez sur le 8 afin d'accéder au menu des options.

  • Faites le 4 pour changer votre formule d'accueil.
  • Faites le 5 pour créer ou modifier une liste de distribution.
  • Faites le 6 pour enregistrer votre nom.
  • Faites le 7 pour changer votre code de sécurité.
  • Faites le 9 pour quitter ce menu ou pour quitter la boîte vocale.

3. ÉCOUTE DES MESSAGES

Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour retirer vos messages, le système vous informe d'abord du nombre de messages.

    • Faites le 7 pour écouter votre message.
    • Faites le 7 pour réécouter votre message si vous le désirez.
    • Faites le 4 pour transmettre votre message à une autre boîte vocale.
    • Faites le 5 pour conserver votre message.
    • Faites le 2 pour répondre à un message après l'avoir écouté (disponible au sein du système de messagerie vocale seulement).
    • Faites le 3 pour effacer votre message. (Si vous effacez votre message par erreur, faites le * immédiatement pour le récupérer.)

      À tout moment pendant l'écoute d'un message, vous pouvez utiliser les touches suivantes :  

     
  • 1 pour une pause de 30 secondes
  • * pour reculer de 5 secondes
  • # pour avancer de 5 secondes
  • 8 pour avancer au message suivant
  • 8* pour retourner au début du message précédent.

4. TRANSMETTRE UN MESSAGE À UNE AUTRE BOÎTE VOCALE

  • Après avoir écouté un message, faites le 4 pour le transmettre. 
  • Composez le numéro de la boîte vocale du récipiendaire.
  • Vous pouvez ajouter le numéro de boîte vocale d'autres récipiendaires.
  • Faites le # une fois la liste des récipiendaires terminée.
  • Enregistrez votre message après la tonalité.
  • Faites le 9 lorsque vous avez terminé d'enregistrer afin de transmettre le message et quitter cette option.

5. FAIRE UN MESSAGE

Pour dicter un message quelconque, vous devez d'abord accéder à votre boîte vocale en composant le numéro du système et en entrant votre code de sécurité. Vous pouvez ensuite dicter un message avant ou après avoir écouté les nouveaux messages dans votre boîte vocale.

    • Faites le 6 pour dicter un message. 
    • Composez les numéros de boîte vocale des récipiendaires.
    • Faites le #.
    • Enregistrez votre message après la tonalité.

    Une fois le message enregistré :
  • Faites le 7 pour réécouter le message.
  • Faites le 3 pour effacer le message et le recommencer.
  • Faites le 2 pour annexer.
  • Faites le 9 pour envoyer et quitter.
  • Faites le 6 pour accéder aux options du menu " adressage de messages " tels que : 
    • 2 pour confidentiel
    • 3 pour transmission différée
    • 7 pour demande d'accusé de réception
    • 8 pour urgent
    • 9 pour quitter ce menu.

6. LISTES DE DISTRIBUTION

Une liste de distribution vous permet d'enregistrer un message unique et de l'envoyer à de nombreuses personnes simultanément.

  • Pour créer une liste, faites le 5 du menu des options et suivez les instructions.
  • Pour modifier une liste existante, faites le 5 du menu des options. Du menu de listes de distribution, vous pouvez choisir : 
    • 2 pour ajouter un membre
    • 3 pour enlever un membre
    • 6 pour enregistrer un nom de liste
    • 7 pour entendre la liste des membres
    • 9 pour quitter ce menu.

EXEMPLES DE FORMULES D'ACCUEIL

  • Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (votre nom). Je ne peux prendre votre appel en ce moment. Veuillez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès que possible.
  • Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (votre nom) et nous sommes (date). Je ne peux prendre votre appel en ce moment. Veuillez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès que possible.
  • Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (notre nom). Je ne suis pas là en ce moment mais vous pouvez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès mon retour, ou vous pouvez téléphoner à ma collègue au poste XXXX.
  • Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (notre nom). Je ne serai pas au bureau jusqu'au (date). Vous pouvez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès mon retour. Si vous voulez parler à quelqu'un immédiatement, vous pouvez téléphoner à ma collègue au poste XXXX.

PROGRAMMER LES TOUCHES DE COMPOSITION ABRÉGÉE

Si vous utilisez un appareil MITEL Superset 401+ ou 4001, ou un NT8009, vous pouvez le programmer pour accéder au système de messagerie vocale. Consultez les instructions ci-dessous selon le modèle que vous utilisez (le modèle est indiqué sur l'appareil). 

Superset 4001

  1. Appuyez sur la touche PROGRAMMER (touche bleue).
  2. Appuyez sur la touche choisie de composition abrégée.
  3. Composez le numéro à sauvegarder; pour la boîte vocale, faites le 7000.
  4. Appuyez de nouveau sur la touche PROGRAMMER (touche bleue).

Superset 401+

  1. Trouvez le bouton pour programmer la composition abrégée; pour ce faire, enlevez la carte aide-mémoire sur le dessus du téléphone.
  2. Sans décrocher le combiné, appuyez sur le bouton pour programmer la composition abrégée (le bouton rond gris).
  3. Appuyez sur la touche choisie de composition abrégée.
  4. Composez le numéro à sauvegarder; pour la boîte vocale, faites le 7000.
  5. Appuyez de nouveau sur le bouton pour programmer la composition abrégée.

NT8009

  1. Décrochez le combiné.
  2. Attendez d'entendre la tonalité.
  3. Appuyez sur la touche MÉMOIRE.
  4. Appuyez sur la touche choisie de composition abrégée.
  5. Composez le numéro à sauvegarder : pour la boîte vocale, faites le 7000.
  6. Appuyez de nouveau sur la touche MÉMOIRE.

Indicateur de message en attente

Si vous utilisez un téléphone avec afficheur, veuillez noter que le système de messagerie vocale n'enregistre pas correctement le nombre de messages en attente. Dans des circonstances ordinaires, le système peut indiquer qu'il y a un seul message en attente; si la fonction " rappel automatique " est activée, le système indiquera qu'il y a deux messages en attente. En réalité, vous devez entrez dans votre boîte vocale pour connaître le nombre exact de messages en attente.

Le message qui est affiché provient d'un lien établi entre le système téléphonique et celui de la messagerie vocale. Le système téléphonique ne peut pas détecter le nombre de messages en attente; il ne fait que repérer un code du système de messagerie vocale signalant la présence de messages. 

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