uoCampus est en ligne

Publié le mercredi 23 novembre 2016

uoCampus

Très tôt au matin du 7 novembre, tout le monde retenait son souffle. Une équipe fatiguée mais enthousiaste était sur place à 7 h alors que le courriel était envoyé pour informer la communauté universitaire que le nouveau système d’information scolaire était en ligne. Le succès du lancement est le fruit de longues heures de travail et de dévotion au développement de ce projet au cours des trois dernières années. D’un bout à l’autre du campus, de la planification, des discussions, des analyses, de la programmation et de la configuration étaient pris en charge par des membres du personnel de l’Université issus de tous les domaines. Et heureusement, relativement tout s’est bien passé pour le lancement. 

Grâce à toute l’équipe, aucune surprise n’est survenue. Chevronnés, expérimentés, et compétents, ces experts techniques et du secteur fonctionnel étaient préparés à des défis imprévus. De même que toutes les équipes qui travaillent sur un projet d’envergure, ils souhaitaient qu’il n’y ait aucune mauvaise tournure des événements. Leur souhait a été exaucé !

Au cours de la première journée, les problèmes signalés relevaient surtout de la sécurité. En passant à travers les incidents sur uoCampus ce jour-là, la plupary était au sujet de droits d’accès qui avaient besoin d’être ajustés pour le personnel académique. Ces problèmes étaient pris en charge au fur et à mesure qu’ils étaient signalés. Il y avait également une correction à faire au niveau des tableaux d’horaire où les étudiants pouvaient voir tous les cours auxquels ils étaient enregistrés incluant les cours qu’ils avaient abandonnés auparavant, ainsi que les cours dans lesquels ils étaient inscrits. En quelques heures, 96 % des cas était corrigés. Et en moins de 24 heures, une solution temporaire était déjà en service et disponible aux étudiants.

La plupart des gens ont utilisé le formulaire Web pour faire leur demande au Centre de services. Ceux qui ont appelé le 6555 au sujet d’uoCampus représentaient seulement 38 % du volume. Les périodes de pointes au niveau des appels étaient à 9 h et à 11 h, et les appels ont progressivement diminué pendant le reste de la journée. La base de connaissances uoCampus-uoZone, créée pour fournir du libre-service, était mise en production. Selon les rapports, les articles les plus lus étaient Documents de demande officielle et Comment visionner vos notes et l’article le plus pratique noté selon les lecteurs était Comment visionner mon application d’admission.

Nous avons à présent un système d’information scolaire basée sur une technologie de pointe qui s’aligne proportionnellement aux activités de recherche, d’enseignement et d’apprentissage qui surviennent au quotidien à l’Université d’Ottawa !

Vous désirez lire un aperçu du passé ? Lisez une annonce de l’automne 1991 provenant de l’ancien bulletin du SIC, au sujet de la préparation du système d’information scolaire.

En arrière-plan : Jour 1 – 
Centre de services

  • Plus de membres du personnel ont été ajoutés pour répondre au volume de demandes.
  • Des membres supplémentaires ont aidé à administrer les problèmes survenus au niveau des comptes de BlackBoard.
  • Dans la salle de travail, les gestionnaires TI administraient les incidents survenus au cours de la journée pour rapidement détecter les problèmes et les tendances.
  • Le Centre de services, les équipes techniques et opérationnelles ont travaillé de concert pour faire face aux problèmes.  
  • Le Centre de services était étroitement administré et géré.

uoCampus deux semaines plus tard

  • Le Centre de services demeure occupé avec la plupart des utilisateurs faisant une demande de service plutôt qu’une demande d’aide pour un problème d’uoCampus. 
  • 90% des appels ont été traités sur le coup.  
  • Le temps d’attente pour parler à un analyste se situe aux alentours d’une minute avec une durée d’appels de 8 minutes.
  • Il y avait plus de membres de personnel que d’étudiants qui contactaient le Centre de services au sujet d’uoCampus.
  • Le mieux est d’utiliser le formulaire Web du Centre de services pour un service rapide et de contacter le 6555 pour des problèmes urgents.
Haut de page