Nouvelles concernant l’outil de sondage

Publié le lundi 24 avril 2017

Nous avons reçu de nouveaux renseignements concernant le prolongement du contrat avec FluidSurveys. Comme mentionné dans notre plus récente communication, les utilisateurs de FluidSurveys pourront continuer à utiliser le service jusqu’en septembre ou octobre 2017.

Précisions

L’outil FluidSurveys sera mis hors service comme prévu. Comme les serveurs de FluidSurveys étaient hébergés au Canada, le fournisseur répondait aux besoins en matière de sécurité des utilisateurs dépositaires de données personnelles, confidentielles ou de recherche. Conscient de cette réalité, le fournisseur prévoit désormais héberger au Canada certains de ses serveurs destinés à l’outil SurveyMonkey.

Notre entente avec le fournisseur stipule ainsi que l’Université pourra continuer à utiliser l’outil FluidSurveys jusqu’à ce que le premier des deux scénarios ci-dessous se concrétise :

  1. Installation des serveurs de SurveyMonkey au Canada : une fois les serveurs prêts à l’emploi, quatre mois supplémentaires d’accès à FluidSurveys seront accordés (ce qui devrait survenir en septembre ou octobre 2017 au plus tôt) ;
  2. À défaut de respecter la condition ci-dessus, le fournisseur mettra l’outil FluidSurveys hors service en mars 2018.

Une fois l’outil mis hors service, tous les accès seront révoqués et les données seront perdues. Les utilisateurs doivent continuer de planifier l’exportation et la sauvegarde en format Excel ou CSV de tous les sondages et des données actuellement hébergés par FluidSurveys qu’ils souhaitent conserver. Pour éviter de perdre vos données, commencez dès aujourd’hui à en effectuer la sauvegarde.

Afin de faciliter une transition sans heurts, le fournisseur mettra à la disposition de l’Université un nombre limité de licences SurveyMonkey à compter du 9 mai 2017. Ces licences expireront le 1er mai 2018.

Nos recommandations :

Utilisez FluidSurveys si vos sondages :

  • seront offerts pendant une courte durée ;
  • serviront à recueillir des renseignements personnels, confidentiels ou de recherche.

Utilisez SurveyMonkey si vos sondages :

  • seront utilisés pendant une période prolongée, notamment entre octobre 2017 et avril 2018 ;
  • ne serviront pas à recueillir des renseignements personnels, confidentiels ou de recherche.

Soutien technique

Tout comme pour l’outil FluidSurveys, il incombe au fournisseur d’offrir la documentation ainsi que le soutien technique aux utilisateurs de l’outil SurveyMonkey. Pour obtenir de l’aide, les utilisateurs peuvent consulter le site de SurveyMonkey, communiquer avec le fournisseur par courriel en tout temps ou demander un appel téléphonique (en anglais seulement).

Prochaines étapes

Nous suivrons de près l’installation des serveurs de SurveyMonkey au Canada. Nous évaluerons également différents moyens de chiffrer les données recueillies. Nous publierons les dernières nouvelles sur le site des Technologies de l’information ; toute information déterminante vous sera communiquée.

Des questions ?

Si vous avez des questions, souhaitez demander un accès à FluidSurveys ou à SurveyMonkey ou avez besoin d’aide, nous vous invitons à communiquer avec les Technologies de l’information en créant une demande d’assistance à cet effet.

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