Mettre l'accent sur les étudiants et les processus : le nouveau SIS prend forme

Publié le lundi 20 avril 2015

Printemps 2015

Le chemin parcouru jusqu’à présent

Le Projet de remplacement du système d’information scolaire (SIS) est axé sur le remplacement du SIS actuel – un produit développé à l’interne qui, malheureusement, ne répond plus à nos besoins – avec une solution commerciale de premier ordre pour l’université bilingue canadienne. Le SIS est un système essentiel qui appuie tous les services étudiants dès leurs premiers contacts avec l’Université, du processus d’admission jusqu’à la fin de leur cheminement postsecondaire. Il regroupe la grande majorité des applications qui interfacent avec les étudiants de toutes les facultés et services.

En 2014, l’accent était mis sur l’exploration, la collecte d’information et la planification pour le nouveau SIS; 2015 sera axé sur la mise en œuvre du SIS.

Conception du nouveau SIS

Depuis décembre 2014, l’équipe projet travaille sur la prochaine grande étape du Projet de remplacement du SIS : la conception et la mise en œuvre. Cette phase est essentielle pour adaptée la solution commerciale pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’Université, y compris atteindre nos objectifs stratégiques de Destination 20/20.

La phase de conception et de mise en œuvre sera établie sur plus de 220 ateliers, et d’autres seront organisés au cours de l’année. De concert avec notre partenaire extérieur, Deloitte, les ateliers se concentreront sur cinq modules (admissions et communauté universitaire, dossiers scolaires, aide financière, aide pédagogique et les informations financières des étudiants) axés sur des processus particuliers aux étudiants. En se concentrant sur les processus individuels, on effectue un bilan complet afin de mettre en œuvre les données recueillies durant l’analyse en profondeur et mettre en place les améliorations et les pratiques exemplaires qui viendront rehausser l’expérience étudiante. Les individus qui sont étroitement liés aux processus de chaque module participeront aux ateliers afin d’examiner la conception des systèmes, le plan de conversion et les configurations. Ceci dit, le nouveau SIS sera prêt à être mis à l’essai vers la fin de l’année.

Changements

Bien que le système ne sera pas en place avant l’automne 2016, l’analyse des processus et l’analyse concordance/écarts ont suscité le besoin de mettre à jour certains règlements scolaires à l’Université. Des recommandations ont été formulées et ont été approuvés par le Comité d’administration. Les changements seront bientôt communiqués à la communauté universitaire.

Nous sommes sur la bonne voie! Pour en savoir davantage sur le nouveau Système d’information scolaire, visitez :http://www.registraire.uottawa.ca/Default.aspx?tabid=4818

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